Αλλαγή σε Cloud PMS: 4 Λόγοι που Δεν Μπορείτε να Αγνοήσετε

Είτε πρόκειται για μικρό, ανεξάρτητο ξενοδοχείο είτε για ξενοδοχείο ομίλου, το  σύστημα διαχείρισης κρατήσεων είναι το Α και το Ω της επιχείρησης. Δεν έχει σημασία ο αριθμός δωματίων σας – σημασία έχει το να εκτελείται σωστά ο απαραίτητος για την άψογη λειτουργία έλεγχος. Η νέα αγάπη των ξενοδόχων και των manager, δεν είναι άλλη από τα Cloud PMS. Ποια είναι λοιπόν τα προτερήματα του να έχετε το σύστημα διαχείρισης του ξενοδοχείου σας.. στα σύννεφα;

1. Σας γλυτώνει χρόνο

Ο Batman έχει τον Robin, o Captain America έχει τον Winter Soldier, ακόμα και ο Joker έχει τη Harley Quinn. Όταν ακόμα και οι ήρωες χρειάζονται βοηθούς, είναι κάτι περισσότερο από πιθανό να χρειάζεστε και εσείς τη δική σας επαγγελματική στήριξη. Φυσικά, η δική σας στήριξη είναι αρχικά το προσωπικό που έχετε επιλέξει. Γιατί όμως να μην προσθέσετε και την τεχνολογία ώστε να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας;

Ο χρόνος είναι χρήματα. Αυτό το ρητό ταιριάζει απόλυτα στον ξενοδοχειακό τομέα. Ας δούμε ένα παράδειγμα:

Φανταστείτε ένα boutique ξενοδοχείο 20 δωματίων σε μία από τις πιο γραφικές τοποθεσίες της χώρας μας. Ας λάβουμε υπόψιν μόνο τα έσοδα από τη διαμονή – ας πούμε ότι το συγκεκριμένο κατάλυμα, χρεώνει 115€ τη βραδιά. Σε περίοδο πλήρης πληρότητας, έχουμε έσοδα 2,300€ ανά μέρα! Η μέρα έχει 24 ώρες – οπότε μπορούμε να πούμε, ότι τα έσοδα ανέρχονται σε 95,83€ ανά ώρα. Εντυπωσιακό!

Τι συμβαίνει όμως, όταν ο πελάτης περιμένει τουλάχιστον ένα τέταρτο να κάνετε το check in του (δεδομένου ότι έχει και κόσμο); Αυτά τα 15 λεπτά σας κοστίζουν 24€. Πέρα από το κόστος, ο πελάτης θα προτιμούσε φυσικά να κάνει το check in μόνος του – χωρίς να χρειάζεται να ψάχνει τσάντες, πορτοφόλια και ούτω καθεξής για να βρει την ταυτότητά του. Θα προτιμούσε επίσης, να ασχολείται με τα αξιοθέατα παρά με τα γραφειοκρατικά κομμάτια της διαμονής του. Εσείς, θα μπορούσατε να επενδύσετε το ποσό των 24€ που σας κοστίζει η check-in διαδικασία, σε marketing που θα διπλασίαζε την αναγνωσιμότητα του καταλύματος σας. Διαφήμιση επι-πληρωμή στα social media, για παράδειγμα!

Σκεφτείτε τώρα τη δική σας μέρα. Πόσο σας κοστίζει η κάθε ώρα; Και πως εκμεταλλεύεστε το κάθε ευρώ; Το ρητό ο χρόνος είναι χρήμα δε βγήκε τυχαία – και ίσως να ήρθε η ώρα να αφήσετε πίσω τις χειρωνακτικές εργασίες που επηρεάζουν αρνητικά την απόδοση σας.

2. Τα πλεονεκτήματα υπερτερούν των μειονεκτημάτων

Το μοναδικό μειονέκτημα που θα μπορούσε κάποιος να πει για ένα cloud PMS είναι ότι χρειάζεται σύνδεση στο διαδίκτυο για να λειτουργήσει. Μια αξιόπιστη σύνδεση στο διαδίκτυο είναι σημαντική για τη χρήση μιας οποιαδήποτε online πλατφόρμας. Σίγουρα λοιπόν, ένα το κατάλυμα σας δε διαθέτει wi-fi, ένα cloud PMS δεν είναι για εσάς.

Ποια είναι τα πλεονεκτήματα όμως που το καθιστούν πιο εύχρηστο από τα κλασσικά συστήματα διαχείρισης κρατήσεων;

Για τους ξενοδόχους η to-do λίστα της κάθε ημέρας δεν έχει τελειωμό. Ειδικά για ένα μικρό ξενοδοχείο, που ένας ξενοδόχος μπορεί να έχει και άλλους ρόλους πέρα από αυτόν του ιδιοκτήτη, υπάρχει πάντα κάποια εκκρεμότητα. Συνεντεύξεις για προσωπικό, διοργάνωση καλοκαιρινής καμπάνιας, overbooking, η υπηρεσία καθαριότητας ακόμα δεν έχει τελειώσει και ο πελάτης σας περιμένει σε αναμμένα κάρβουνα στο lobby, και ωχ! μόλις χάλασε το κλιματιστικό στο 111.

Μέσα σε αυτό το χάος, είναι απαραίτητο να υπάρχει άριστη συνεννόηση μεταξύ των υπαλλήλων και οργανωμένη διαχείριση χρόνου. Ένα ικανό PMS, θα κρατήσει όλες τις λειτουργίες υπό έλεγχο. Αναφέρουμε ενδεικτικά κάποιους από τους τρόπους που το RoomRack PMS για παράδειγμα, το καταφέρνει:

• Όλα σε ένα: έχετε real-time updates για κάθε πράξη που συνδέεται με το κατάλυμα σας – σύνδεση με POS, σύνδεση με channel manager, βιβλίο εξόδου.
• Το χρησιμοποιεί το προσωπικό σας, έχοντας περιορισμένη προσβασιμότητα. Δημιουργείτε χρήστες με κωδικούς για το προσωπικό σας, και έτσι ο τομέας της καθαριότητας έχει πλέον πρόσβαση στο καθημερινό πλάνο αφίξεων – αναχωρήσεων. Οργανώνει τον χρόνο του καλύτερα και ενημερώνεται απευθείας για τυχόν αλλαγές.
• Μειώνει τα παράπονα των πελατών. Μπορείτε να αφήσετε το «χάσιμο» μιας κράτησης ή τα λάθη στο πέρασμα των στοιχείων μιας πιστωτικής κάρτας στο παρελθόν. Το RoomRack αποθηκεύει τα στοιχεία των πελατών σας και σας τα παρουσιάζει οργανωμένα, όταν τα χρειαστείτε. Έχετε το loyalty στο τσεπάκι σας! (κάντε κλικ εδώ για να δείτε στο προηγούμενο μας blog και άλλους τρόπους που το RoomRack διαχειρίζεται τα παράπονα πελατών)

Το back-office μετατρέπεται σε front. Πληρωμές, αποδείξεις, τιμολόγια, λογιστικές αναφορές: μπορούν να εκδοθούν όλα, μέσα στο RoomRack.

3. Εύκολη εκπαίδευση προσωπικού

Η εκπαίδευση είναι μέρος κάθε επιχείρησης. Ακόμα και αν ο υπάλληλος έχει ήδη άριστες γνώσεις, θα πρέπει και πάλι να περάσει μια περίοδος προσαρμογής με τα δεδομένα του κάθε ξενοδοχείου. Οι βασικές λειτουργίες του ξενοδοχείου σας πρέπει να είναι σύγχρονες και εύχρηστες ώστε να μη χάνετε ενέργεια και χρόνο κάθε φορά που κάνετε μια νέα πρόσληψη. Πώς σας λύνει τα χέρια το RoomRack;

• Δυναμικό πλάνο με drag & drop. Είναι εύκολο, και το πιο σημαντικό – βγάζει νόημα. Γιατί να πληκτρολογείτε δεδομένα ενώ μπορείτε απλά να έχετε πρόσβαση σε ένα ημερολόγιο που κάνει εύκολη τη διαδικασία ορισμού δωματίου;

• Λογιστικές αναφορές χωρίς λάθη. Μπορείτε να εξαλείψετε την ανάγκη για το προσωπικό σας να ξοδεύει ολόκληρες ώρες σε ένα υπολογιστικό φύλλο excel ή να γράφει ολόκληρες εκθέσεις με το χέρι. Αντί αυτού, η ομάδα σας μπορεί να ξοδεύει το χρόνο αυτό αναλύοντας τις εκθέσεις που εκπόνησε το RoomRack σας, ώστε να μπορούν να εντοπίζουν τις τάσεις και να κάνουν νέα σχέδια δράσης.

4.Ύψιστη ασφάλεια

Χωρίς δεύτερη σκέψη, πρόκειται για έναν από τους πιο σημαντικούς λόγους να αλλάξετε το παραδοσιακό PMS με ένα cloud. Ένα παλαιότερο PMS, θα χρειάζεται καταρχάς μεγαλύτερη επένδυση στον υπολογιστή σας: antivirus, backup server και η λίστα συνεχίζεται. Σε περίπτωση δε που κάτι πάθαινε ο υπολογιστής σας, θα χάνατε όλα τα σημαντικά δεδομένα σας αν δεν είχατε προλάβει να φτιάξετε ένα back-up. Με ένα cloud σύστημα όμως, το μόνο που χρειάζεστε είναι σύνδεση στο ίντερνετ. Όλα σας τα δεδομένα αποθηκεύονται σε ένα ασφαλή cloud, και το χειρότερο που μπορεί να συμβεί είναι να «πέσει» το ίντερνετ της επιχείρησης σας. Σκεφτείτε όμως: πόσο συχνά γίνεται αυτό; Ακόμα και σε μια τέτοια περίπτωση πάντως δεν υπάρχει κανένας κίνδυνος να χάσετε δεδομένα.

Το συμπέρασμα, είναι ότι ο τομέας της φιλοξενίας συνεχώς μεταβάλλεται. Το ίδιο κάνει και ένα cloud pms. Με συνεχή updates, είναι πάντοτε σύμφωνο με τις νέες νομοθεσίες, και έτσι έχετε πλήρη στήριξη στην επιχείρησή σας. Νέοι μέθοδοι ανοίγουν το δρόμο για καλύτερη σχέση με τους πελάτες, και άρα μεγαλύτερα έσοδα.

Καθώς αξιολογείτε τις επιλογές σας, αναζητήστε το λογισμικό διαχείρισης κρατήσεων που ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας και βρίσκεται σε μόνιμο σε συντονισμό με τον κλάδο. Ζητήστε μας μία δοκιμή 14 ημερών για να σιγουρευτείτε ότι το RoomRack μπορεί να καλύψει τις ανάγκες σας.