Συνδεδεμένο ξενοδοχείο & τεχνολογία
Τι σημαίνει πραγματικά «Connected Hotel»;
Ο όρος «connected hotel» χρησιμοποιείται συχνά για να περιγράψει ένα ξενοδοχείο γεμάτο οθόνες, εφαρμογές και αισθητήρες. Η ουσία όμως βρίσκεται αλλού: στο αν τα συστήματα που ήδη χρησιμοποιεί το κατάλυμα μιλούν μεταξύ τους εκεί όπου αυτό διευκολύνει τη δουλειά και την εμπειρία του επισκέπτη.
Από Συντακτική ομάδα RoomRack ·
Συνδεδεμένο δεν σημαίνει «όλα συνδεδεμένα με όλα»
Ένα ξενοδοχείο με δέκα συστήματα που δεν ανταλλάσσουν πληροφορία δεν είναι συνδεδεμένο. Ένα ξενοδοχείο με τρία συστήματα που συνεργάζονται καθαρά μπορεί να είναι. Η σύνδεση έχει αξία όταν μια πληροφορία που καταχωρίζεται μία φορά φτάνει εκεί που χρειάζεται, χωρίς να ξαναπληκτρολογείται.
Κάθε διασύνδεση έχει όμως και κόστος: ρύθμιση, συντήρηση, υποστήριξη όταν κάτι αλλάζει. Γι' αυτό η σωστή αρχή είναι να συνδέετε ό,τι εξυπηρετεί μια συγκεκριμένη διαδικασία, όχι ό,τι απλώς μπορεί να συνδεθεί.
Το PMS ως επιχειρησιακός πυρήνας
Στα περισσότερα καταλύματα, το PMS είναι το φυσικό κέντρο: εκεί βρίσκονται οι κρατήσεις, τα δωμάτια και ο λογαριασμός του επισκέπτη. Οι υπόλοιπες συνδέσεις οργανώνονται γύρω του, ώστε η βασική εικόνα της λειτουργίας να παραμένει μία.
Οι βασικοί κρίκοι
- Διανομή: κρατήσεις και διαθεσιμότητα ανάμεσα στο PMS και στα κανάλια, ανάλογα με τη διασύνδεση.
- Πληρωμές: σύνδεση της κράτησης ή του λογαριασμού με υποστηριζόμενους παρόχους πληρωμών, όπου η συναλλαγή ολοκληρώνεται στο δικό τους ασφαλές περιβάλλον.
- Πρόσβαση: σύνδεση της κράτησης με συμβατά συστήματα κλειδαριών.
- Αυτοματισμοί δωματίου: σε έργα GRMS, η κατάσταση του δωματίου μπορεί να σχετίζεται με το κλίμα και τον φωτισμό, ανάλογα με την υλοποίηση.
- POS: χρεώσεις από την εστίαση προς τον λογαριασμό του επισκέπτη, όπου υποστηρίζεται.
- Τιμολόγηση: έκδοση παραστατικών μέσω υποστηριζόμενου παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
- Συστήματα για τον επισκέπτη: online check-in, kiosk, ψηφιακός οδηγός.
- Ανάλυση: συγκέντρωση δεδομένων για αποφάσεις.
Η ποιότητα της διασύνδεσης μετράει περισσότερο από τον αριθμό
Δύο διασυνδέσεις με το ίδιο όνομα μπορεί να λειτουργούν πολύ διαφορετικά. Μία μπορεί να μεταφέρει μόνο νέες κρατήσεις, ενώ άλλη μπορεί να μεταφέρει και αλλαγές ή ακυρώσεις. Μία μπορεί να ενημερώνεται συχνά, άλλη σε μεγαλύτερα διαστήματα. Γι' αυτό η λίστα λογοτύπων σε μια ιστοσελίδα δεν αρκεί για να κρίνετε μια λύση.
Εξίσου σημαντικό είναι τι γίνεται όταν κάτι δεν λειτουργεί. Ποιος εντοπίζει το πρόβλημα; Ποιος το λύνει; Πώς ενημερώνεται η ομάδα; Μια διασύνδεση χωρίς σαφή υποστήριξη μπορεί να δημιουργήσει περισσότερη δουλειά απ' όση εξοικονομεί.
Τι κάνει μια διασύνδεση πραγματικά χρήσιμη;
Μια διασύνδεση δεν είναι χρήσιμη επειδή υπάρχει. Είναι χρήσιμη όταν η ομάδα μπορεί να βασιστεί σε αυτήν χωρίς να τη σκέφτεται. Αυτό συνήθως απαιτεί τα εξής:
- Σαφής ιδιοκτησία δεδομένων: για κάθε πληροφορία, όπως μια τιμή, μια διαθεσιμότητα ή ένα στοιχείο επισκέπτη, είναι γνωστό ποιο σύστημα είναι η πηγή της αλήθειας.
- Αξιόπιστη ροή πληροφορίας: τα δεδομένα φτάνουν πλήρη και έγκαιρα, και οι αλλαγές ή οι ακυρώσεις μεταφέρονται όπως και οι νέες εγγραφές.
- Ορισμένη ροή εργασίας: είναι ξεκάθαρο ποια διαδικασία εξυπηρετεί η σύνδεση, ποιος τη χρησιμοποιεί και σε ποιο σημείο της ημέρας.
- Χειρισμός αποτυχιών: όταν κάτι δεν μεταφερθεί, το σύστημα το δείχνει και υπάρχει εναλλακτική διαδικασία, ώστε η λειτουργία να συνεχίζεται.
- Παρακολούθηση: κάποιος έχει την ευθύνη να ελέγχει ότι η σύνδεση λειτουργεί, όχι μόνο την ημέρα της εγκατάστασης.
- Δικαιώματα: κάθε σύστημα έχει πρόσβαση μόνο στα δεδομένα που χρειάζεται, κάτι που έχει σημασία ιδιαίτερα για προσωπικά και οικονομικά στοιχεία.
- Συντηρησιμότητα: η σύνδεση μπορεί να ενημερωθεί όταν αλλάξει ένα από τα δύο συστήματα, και είναι γνωστό ποιος το αναλαμβάνει.
Ένα σύστημα στο κέντρο, όχι ένα δίκτυο από παντού προς παντού
Συνδεδεμένο δεν σημαίνει ότι κάθε σύστημα πρέπει να συνδέεται με κάθε άλλο. Το σύστημα εστίασης, για παράδειγμα, συνήθως δεν χρειάζεται να «μιλά» απευθείας με την κλειδαριά του δωματίου. Αρκεί και τα δύο να συνεργάζονται με το PMS, όπου αυτό υποστηρίζεται. Κάθε επιπλέον απευθείας σύνδεση προσθέτει ένα σημείο που μπορεί να αποτύχει και που κάποιος πρέπει να συντηρεί.
Όσο λιγότερες και πιο καθαρές είναι οι διαδρομές της πληροφορίας, τόσο ευκολότερα εντοπίζεται ένα πρόβλημα όταν εμφανιστεί.
Πρακτικός οδηγός
Ερωτήσεις πριν συνδέσετε δύο συστήματα του ξενοδοχείου
- Ποια συγκεκριμένη διαδικασία θα βελτιωθεί με αυτή τη σύνδεση;
- Ποια πληροφορία ανταλλάσσεται, προς ποια κατεύθυνση και πόσο συχνά;
- Η διασύνδεση υποστηρίζεται σήμερα ή είναι υπό ανάπτυξη;
- Τι συμβαίνει αν η σύνδεση διακοπεί; Υπάρχει εναλλακτική διαδικασία;
- Ποιος είναι υπεύθυνος για την υποστήριξη από κάθε πλευρά;
- Χρειάζεται κάποιο κόστος ή ρύθμιση από τον τρίτο πάροχο;
Η οπτική της RoomRack
Στη RoomRack, το Cloud PMS λειτουργεί ως επιχειρησιακός πυρήνας και μπορεί να συνδυαστεί με προϊόντα του οικοσυστήματος RoomRack, όπως το Online Payments και το Digital Key, καθώς και με επιλεγμένες εξωτερικές διασυνδέσεις. Οι επιβεβαιωμένες διασυνδέσεις παρουσιάζονται στη σελίδα Διασυνδέσεων· οι δυνατότητες κάθε μίας εξαρτώνται από τον πάροχο και τη διαμόρφωση.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζεται ένα ξενοδοχείο πολλή τεχνολογία για να είναι «connected»;
Όχι. Η ουσία είναι να συνεργάζονται καθαρά τα συστήματα που ήδη χρειάζεται το κατάλυμα, όχι να προστεθούν όσο το δυνατόν περισσότερα.
Συνδέεται το PMS με οποιοδήποτε σύστημα;
Όχι απαραίτητα. Κάθε διασύνδεση πρέπει να υποστηρίζεται και από τις δύο πλευρές, και οι δυνατότητές της εξαρτώνται από την υλοποίηση.
Τι είναι το GRMS;
Σύστημα διαχείρισης δωματίων που συνδέει στοιχεία όπως κλίμα, φωτισμό και παρουσία. Συνήθως υλοποιείται ως έργο, ανάλογα με το κτίριο και τον εξοπλισμό.