Λειτουργία ξενοδοχείου
7 σημάδια ότι το PMS σας δεν εξυπηρετεί πλέον τις ανάγκες του ξενοδοχείου
Η αλλαγή PMS είναι σοβαρή απόφαση: αγγίζει κρατήσεις, λογαριασμούς, προσωπικό και διασυνδέσεις. Δεν αξίζει να γίνεται επειδή ένα σύστημα είναι «παλιό», αλλά ούτε και να αναβάλλεται όταν η ομάδα δουλεύει καθημερινά γύρω από τους περιορισμούς του. Παρακάτω είναι επτά πρακτικά σημάδια που αξίζει να εξετάσετε με ψυχραιμία.
Από Συντακτική ομάδα RoomRack ·
Γιατί η ηλικία του συστήματος δεν είναι το κριτήριο
Πολλά ξενοδοχεία δουλεύουν χρόνια με το ίδιο PMS και δικαίως: το σύστημα κάνει τη δουλειά του και η ομάδα το γνωρίζει καλά. Η ερώτηση δεν είναι πόσο καιρό το χρησιμοποιείτε, αλλά αν εξακολουθεί να ταιριάζει στον τρόπο που λειτουργεί σήμερα το κατάλυμα: στα κανάλια που χρησιμοποιείτε, στον αριθμό των δωματίων, στην ομάδα και στις απαιτήσεις τιμολόγησης.
Τα σημάδια που ακολουθούν δεν σημαίνουν από μόνα τους ότι πρέπει να αλλάξετε σύστημα. Όταν όμως εμφανίζονται μαζί και επαναλαμβάνονται, αξίζει μια οργανωμένη αξιολόγηση.
Τα επτά σημάδια
- Υπερβολική χειροκίνητη δουλειά. Η ίδια πληροφορία πληκτρολογείται σε περισσότερα από ένα σημεία, για παράδειγμα κρατήσεις από κανάλια ή στοιχεία για παραστατικά.
- Κατακερματισμένη πληροφορία. Κρατήσεις, πληρωμές και σημειώσεις για τον επισκέπτη βρίσκονται σε διαφορετικά εργαλεία και κανείς δεν έχει την πλήρη εικόνα.
- Εξάρτηση από υπολογιστικά φύλλα και «παρακάμψεις». Η ομάδα κρατά παράλληλα αρχεία επειδή το σύστημα δεν καλύπτει κάτι βασικό.
- Περιορισμένη πρόσβαση σε χρήσιμη πληροφορία. Απλές ερωτήσεις, όπως η πληρότητα της επόμενης εβδομάδας ή οι εκκρεμείς οφειλές, απαιτούν χρόνο και χειροκίνητη συγκέντρωση στοιχείων.
- Δύσκολες διασυνδέσεις. Κάθε νέα σύνδεση, με κανάλι, πάροχο πληρωμών ή τιμολόγησης, είναι αργή, ακριβή ή δεν υποστηρίζεται.
- Δύσκολη εκπαίδευση. Κάθε νέο μέλος του προσωπικού χρειάζεται πολύ χρόνο για να μάθει βασικές ενέργειες, κάτι που βαραίνει ιδιαίτερα σε εποχικά καταλύματα.
- Το σύστημα δεν ταιριάζει πια στο μοντέλο λειτουργίας. Το κατάλυμα μεγάλωσε, πρόσθεσε μονάδες, εστίαση ή νέους τρόπους πώλησης, και το PMS δεν ακολουθεί.
Πώς να αξιολογήσετε τα σημάδια
Ένας απλός τρόπος είναι να καταγράψετε για δύο εβδομάδες τις ενέργειες που επαναλαμβάνονται χειροκίνητα και τα σημεία όπου η ομάδα «κολλάει». Ρωτήστε τον υπεύθυνο υποδοχής, το λογιστήριο και την καθαριότητα: συχνά βλέπουν πρώτοι τα προβλήματα που δεν φαίνονται στη διεύθυνση.
Στη συνέχεια διαχωρίστε τι οφείλεται στο σύστημα και τι στη διαδικασία. Μερικές φορές ένα πρόβλημα λύνεται με καλύτερη ρύθμιση ή εκπαίδευση στο υπάρχον PMS. Αν μετά από αυτή την άσκηση τα σημαντικά ζητήματα παραμένουν, τότε η συζήτηση για αλλαγή έχει ουσιαστική βάση.
Πρακτικός οδηγός
Πριν αλλάξετε PMS
Η μετάβαση σε νέο PMS είναι έργο με συγκεκριμένα βήματα. Δεν είναι ποτέ εντελώς ανώδυνη, αλλά με καλό σχεδιασμό γίνεται ελεγχόμενη.
- Μεταφορά δεδομένων: αποφασίστε ποια στοιχεία μεταφέρονται (μελλοντικές κρατήσεις, προφίλ επισκεπτών, ανοιχτοί λογαριασμοί) και πώς θα ελεγχθούν μετά τη μεταφορά.
- Χαρτογράφηση διαδικασιών: περιγράψτε πώς γίνεται σήμερα το check-in, η τιμολόγηση και το κλείσιμο ημέρας, και πώς θα γίνεται στο νέο σύστημα.
- Κατάλογος διασυνδέσεων: καταγράψτε κανάλια, πληρωμές, τιμολόγηση, POS και κλειδαριές, και επιβεβαιώστε ποιες υποστηρίζονται.
- Εκπαίδευση: προβλέψτε χρόνο για κάθε ρόλο, όχι μόνο για την υποδοχή.
- Σχέδιο υλοποίησης: ορίστε υπεύθυνους, ημερομηνίες και σημεία ελέγχου.
- Χρονική στιγμή: προτιμήστε περίοδο χαμηλής πληρότητας, όπου η ομάδα έχει χρόνο να προσαρμοστεί.
- Υποστήριξη: ρωτήστε πώς λειτουργεί η υποστήριξη τις πρώτες εβδομάδες και ποιος απαντά όταν κάτι δεν πάει καλά.
Η οπτική της RoomRack
Το RoomRack Cloud PMS σχεδιάστηκε για ξενοδοχεία που θέλουν κρατήσεις, δωμάτια και λογαριασμούς σε ένα κοινό περιβάλλον, με πρόσβαση μέσω browser. Όταν ένα κατάλυμα εξετάζει αλλαγή, η πρώτη μας συζήτηση αφορά τις διαδικασίες και τις διασυνδέσεις του, ώστε να φανεί από νωρίς τι μεταφέρεται, τι αλλάζει και τι χρειάζεται επιβεβαίωση.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο διαρκεί η αλλαγή PMS;
Εξαρτάται από το μέγεθος του καταλύματος, τον όγκο των δεδομένων και τον αριθμό των διασυνδέσεων. Ένα ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα ορίζεται αφού χαρτογραφηθούν οι διαδικασίες και οι συνδέσεις.
Μεταφέρονται οι μελλοντικές κρατήσεις;
Συνήθως ναι, αλλά ο τρόπος εξαρτάται από το παλιό σύστημα και τα στοιχεία που μπορούν να εξαχθούν. Σε κάθε περίπτωση χρειάζεται έλεγχος μετά τη μεταφορά.
Πρέπει να σταματήσει η λειτουργία κατά τη μετάβαση;
Όχι απαραίτητα. Με καλό σχεδιασμό η αλλαγή γίνεται σε προκαθορισμένη ημερομηνία, ιδανικά σε περίοδο χαμηλής πληρότητας, με την ομάδα ήδη εκπαιδευμένη.