Λειτουργία ξενοδοχείου
Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής και ξενοδοχεία: τι πρέπει να γνωρίζετε
Η ψηφιακή διακίνηση αγαθών εφαρμόζεται στην Ελλάδα σταδιακά. Για ένα ξενοδοχείο, το βασικό ερώτημα δεν είναι γενικό αλλά πρακτικό: ποιες πραγματικές διακινήσεις αγαθών κάνει η επιχείρηση και αν αυτές εμπίπτουν στους ισχύοντες κανόνες. Το άρθρο εξηγεί το πλαίσιο με απλά λόγια. Δεν αποτελεί νομική ή φορολογική συμβουλή.
Από Συντακτική ομάδα RoomRack ·
Τελευταίος έλεγχος κανονιστικού περιεχομένου:
Τι είναι το ψηφιακό δελτίο αποστολής
Το δελτίο αποστολής είναι το παραστατικό που συνοδεύει τη διακίνηση αγαθών από ένα σημείο σε άλλο. Στην ψηφιακή του μορφή, τα στοιχεία της διακίνησης καταγράφονται ηλεκτρονικά και διαβιβάζονται στο myDATA της ΑΑΔΕ, αντί να υπάρχουν μόνο σε χαρτί.
Σκοπός των αρχείων διακίνησης είναι να υπάρχει σαφής εικόνα για το ποια αγαθά μετακινούνται, από πού, προς τα πού και για ποιον λόγο. Αυτό διευκολύνει τη διαφάνεια των συναλλαγών και τον έλεγχο.
Το ισχύον κανονιστικό πλαίσιο
Το πλαίσιο της ψηφιακής διακίνησης αγαθών βασίζεται στην απόφαση Α.1122/2024, όπως έχει τροποποιηθεί, μεταξύ άλλων με τις αποφάσεις Α.1083/01-04-2026 και Α.1094/29-04-2026. Σχετικές διευκρινίσεις έχουν δοθεί με τις εγκυκλίους Ε.2016/03-04-2026 και Ε.2038/08-07-2026.
Η εφαρμογή γίνεται σε φάσεις, ώστε οι επιχειρήσεις και οι πάροχοι λογισμικού να προσαρμόζονται σταδιακά. Σύμφωνα με το επιχειρησιακό σχέδιο της ΑΑΔΕ για το 2026, η υποχρεωτική διαβίβαση των δεδομένων της Φάσης Β στο myDATA ξεκινά στις 12 Οκτωβρίου 2026.
Υπηρεσίες φιλοξενίας δεν είναι διακίνηση αγαθών
Ένα ξενοδοχείο παρέχει κυρίως υπηρεσίες: διαμονή, εστίαση, επιπλέον παροχές. Η τιμολόγηση αυτών των υπηρεσιών ακολουθεί τους δικούς της κανόνες και δεν ταυτίζεται με τη διακίνηση αγαθών.
Η διάκριση έχει σημασία. Το ερώτημα για το δελτίο αποστολής αφορά τις περιπτώσεις όπου η επιχείρηση μετακινεί πραγματικά αγαθά, για παράδειγμα μεταξύ δικών της εγκαταστάσεων ή προς τρίτους.
Παραδείγματα που χρειάζονται αξιολόγηση
Οι παρακάτω περιπτώσεις είναι παραδείγματα που αξίζει να εξετάσετε με τον λογιστή σας. Κανένα από αυτά δεν δημιουργεί αυτόματα υποχρέωση· αυτό εξαρτάται από τα πραγματικά περιστατικά και τις εξαιρέσεις που προβλέπονται.
- Μεταφορά αποθεμάτων μεταξύ δύο καταλυμάτων ή αποθηκών της ίδιας επιχείρησης.
- Μετακίνηση προϊόντων minibar ή εστίασης από κεντρική αποθήκη.
- Μεταφορά εξοπλισμού, για παράδειγμα για επισκευή ή σε άλλη μονάδα.
- Αποστολή αναλωσίμων ή άλλων αγαθών προς συνεργάτες ή τρίτους.
Από τι εξαρτάται αν σας αφορά
Η εφαρμογή των υποχρεώσεων εξαρτάται από τη δραστηριότητα και τις πραγματικές διακινήσεις της επιχείρησης. Για την αξιολόγηση της δικής σας περίπτωσης, απευθυνθείτε στον λογιστή ή τον φορολογικό σας σύμβουλο.
- Η οντότητα και η νομική μορφή της επιχείρησης.
- Το είδος των αγαθών που διακινούνται.
- Το είδος της διακίνησης: εσωτερική, προς τρίτους, για πώληση ή όχι.
- Οι εξαιρέσεις που προβλέπει το πλαίσιο.
- Η συγκεκριμένη δραστηριότητα της επιχείρησης.
Γιατί μετράει η σωστή παραμετροποίηση
Όταν μια επιχείρηση καταλήξει ότι ορισμένες διακινήσεις την αφορούν, χρειάζεται τα συστήματά της να είναι σωστά ρυθμισμένα: σωστοί τύποι παραστατικών, σωστά στοιχεία αποστολέα και παραλήπτη, σαφής διαδικασία για ακυρώσεις και διορθώσεις. Η ρύθμιση αυτή γίνεται καλύτερα σε συνεργασία με τον λογιστή και τον πάροχο του λογισμικού, πριν από την ημερομηνία εφαρμογής και όχι μετά.
Η οπτική της RoomRack
Για πληροφορίες σχετικά με το αν μια συγκεκριμένη λειτουργική ροή υποστηρίζεται από τη RoomRack, απαιτείται επιβεβαίωση με βάση την εκάστοτε υλοποίηση και τις διαθέσιμες διασυνδέσεις.
Πρακτικός οδηγός
Πρακτικά βήματα
- Καταγράψτε ποιες μετακινήσεις αγαθών κάνει πραγματικά το κατάλυμα μέσα στη χρονιά.
- Ξεχωρίστε τις υπηρεσίες φιλοξενίας από τις διακινήσεις αγαθών.
- Συζητήστε τη λίστα με τον λογιστή ή τον φορολογικό σας σύμβουλο.
- Ελέγξτε με τον πάροχο του λογισμικού σας τι υποστηρίζεται στη δική σας διαμόρφωση.
- Ορίστε ποιος στην ομάδα εκδίδει, ελέγχει και διορθώνει τα παραστατικά.
Συχνές ερωτήσεις
Κάθε ξενοδοχείο πρέπει να εκδίδει ψηφιακό δελτίο αποστολής;
Όχι απαραίτητα. Η εφαρμογή εξαρτάται από την επιχείρηση, το είδος των αγαθών, το είδος της διακίνησης και τις προβλεπόμενες εξαιρέσεις. Ο λογιστής σας μπορεί να αξιολογήσει τη δική σας περίπτωση.
Από πότε είναι υποχρεωτική η διαβίβαση της Φάσης Β;
Σύμφωνα με το επιχειρησιακό σχέδιο της ΑΑΔΕ για το 2026, η υποχρεωτική διαβίβαση των δεδομένων της Φάσης Β στο myDATA ξεκινά στις 12 Οκτωβρίου 2026.
Ποιος αξιολογεί αν μια διακίνηση απαιτεί δελτίο αποστολής;
Η αξιολόγηση γίνεται με βάση τα πραγματικά περιστατικά κάθε επιχείρησης. Ο λογιστής ή ο φορολογικός σας σύμβουλος είναι ο κατάλληλος για να εξετάσει τη δική σας περίπτωση.