Λειτουργία ξενοδοχείου
Τι πρέπει να προσφέρει ένα σύγχρονο Cloud PMS
Κάποτε το PMS ήταν κυρίως ο τόπος όπου καταχωρίζονταν κρατήσεις και δωμάτια. Σήμερα το δύσκολο ερώτημα δεν είναι πόσες λειτουργίες περιλαμβάνει, αλλά πόσο καλά υποστηρίζει τη δουλειά της ομάδας κάθε μέρα και πόσο καθαρά ανταλλάσσει πληροφορίες με τα υπόλοιπα συστήματα του καταλύματος.
Από Συντακτική ομάδα RoomRack ·
Το PMS ως επιχειρησιακό κέντρο, όχι ως μοναδικό σύστημα
Σε ένα ξενοδοχείο συνυπάρχουν πολλά εργαλεία: κανάλια διανομής, σελίδα κρατήσεων, πληρωμές, τιμολόγηση, εστίαση, κλειδαριές, επικοινωνία με τον επισκέπτη. Κανένα σύστημα δεν χρειάζεται να τα κάνει όλα μόνο του. Χρειάζεται όμως ένα σημείο όπου η εικόνα της λειτουργίας συγκεντρώνεται και παραμένει αξιόπιστη.
Αυτός είναι ο ρόλος ενός σύγχρονου PMS: να αποτελεί το επιχειρησιακό κέντρο του καταλύματος και, ταυτόχρονα, να μπορεί να συνδέεται με εξειδικευμένα συστήματα όπου αυτό έχει νόημα. Η αξία του κρίνεται λιγότερο από τον κατάλογο λειτουργιών και περισσότερο από το πόσο καθαρά οργανώνει την καθημερινότητα.
Κρατήσεις και πλάνο δωματίων
Η βάση παραμένει η ίδια: μια ξεκάθαρη εικόνα διαθεσιμότητας και ένα πλάνο δωματίων που η ομάδα καταλαβαίνει με μια ματιά. Αφίξεις, αναχωρήσεις, αλλαγές δωματίου, επεκτάσεις διαμονής και ακυρώσεις πρέπει να καταγράφονται χωρίς διπλές καταχωρίσεις και χωρίς να χρειάζεται κάποιος να «θυμάται» τι άλλαξε.
Όταν οι κρατήσεις φτάνουν από διαφορετικές πηγές, είναι σημαντικό να καταλήγουν στο ίδιο ημερολόγιο. Ο τρόπος με τον οποίο γίνεται αυτό εξαρτάται από τις διασυνδέσεις που χρησιμοποιεί το κατάλυμα και από τη διαμόρφωσή τους.
Στοιχεία επισκέπτη και επιχειρησιακή εικόνα
Ένα καλό PMS βοηθά την ομάδα να έχει τα απαραίτητα στοιχεία του επισκέπτη στη σωστή στιγμή: ποιος φτάνει σήμερα, τι έχει ζητήσει, αν υπάρχει εκκρεμότητα στον λογαριασμό. Όχι περισσότερα δεδομένα απ' όσα χρειάζονται, αλλά τα σωστά, οργανωμένα και προστατευμένα.
Εξίσου σημαντική είναι η επιχειρησιακή εικόνα της ημέρας. Η υποδοχή, η διεύθυνση και το τμήμα ορόφων βλέπουν την ίδια πραγματικότητα από διαφορετική οπτική. Το σύστημα πρέπει να εξυπηρετεί και τις τρεις χωρίς να τις φορτώνει με πληροφορίες που δεν τις αφορούν.
Housekeeping και συντονισμός
Η κατάσταση των δωματίων είναι από τα σημεία όπου φαίνεται αν ένα σύστημα βοηθά πραγματικά. Όταν η υποδοχή γνωρίζει ποιο δωμάτιο είναι έτοιμο και το τμήμα ορόφων ξέρει ποιες αφίξεις έχουν προτεραιότητα, μειώνονται τα τηλεφωνήματα, οι αναμονές και οι παρεξηγήσεις.
Τιμολόγηση στο σωστό πλαίσιο
Ο λογαριασμός του επισκέπτη συνδέεται με τη διαμονή, τις πρόσθετες χρεώσεις και τελικά με την έκδοση παραστατικών. Στην Ελλάδα η ηλεκτρονική τιμολόγηση γίνεται μέσω αδειοδοτημένων παρόχων, και οι σχετικές υποχρεώσεις εξελίσσονται. Γι' αυτό έχει σημασία το PMS να μπορεί να συνεργάζεται με υποστηριζόμενους παρόχους, αντί να θεωρείται από μόνο του η λύση για κάθε φορολογικό ζήτημα.
Διασυνδέσεις και επεκτασιμότητα
Κανένα ξενοδοχείο δεν μένει ίδιο. Προστίθενται κανάλια, αλλάζουν πάροχοι πληρωμών, εγκαθίστανται νέες κλειδαριές ή ένα νέο σύστημα εστίασης. Ένα σύγχρονο PMS πρέπει να μπορεί να ακολουθήσει αυτές τις αλλαγές μέσω επιλεγμένων, σαφώς ορισμένων διασυνδέσεων.
Η σωστή ερώτηση δεν είναι «συνδέεται με τα πάντα;», αλλά «ποιες διασυνδέσεις υποστηρίζονται σήμερα, τι πληροφορία ανταλλάσσουν και ποιος τις υποστηρίζει όταν κάτι δεν λειτουργεί;».
Πρόσβαση από διαφορετικά σημεία και συσκευές
Ένα cloud σύστημα επιτρέπει στην ομάδα να δουλεύει από την υποδοχή, από το γραφείο ή εκτός καταλύματος, χωρίς τοπική εγκατάσταση σε κάθε υπολογιστή. Για τη διεύθυνση αυτό σημαίνει ότι μπορεί να έχει εικόνα της λειτουργίας όταν δεν βρίσκεται στο ξενοδοχείο. Για την ομάδα σημαίνει λιγότερη εξάρτηση από έναν συγκεκριμένο υπολογιστή.
Αναφορές που βοηθούν σε αποφάσεις
Οι αναφορές είναι χρήσιμες όταν απαντούν σε συγκεκριμένα ερωτήματα: πώς κινείται η πληρότητα, από πού έρχονται οι κρατήσεις, τι αλλάζει από εβδομάδα σε εβδομάδα. Ένας μεγάλος αριθμός αναφορών δεν σημαίνει απαραίτητα καλύτερη εικόνα. Συχνά λίγες, σωστά επιλεγμένες αναφορές είναι πιο χρήσιμες.
Η μετάβαση ως έργο, όχι ως αγορά
Η αλλαγή PMS αγγίζει κάθε βάρδια και κάθε τμήμα. Γι' αυτό αξίζει να αντιμετωπίζεται ως μικρό έργο με αρχή, μέση και τέλος: ένας υπεύθυνος από την πλευρά του καταλύματος, έλεγχος των μελλοντικών κρατήσεων μετά τη μεταφορά και σαφές σχέδιο για τις πρώτες ημέρες λειτουργίας, όταν οι ερωτήσεις της ομάδας είναι περισσότερες.
Η επιλογή της περιόδου έχει επίσης σημασία. Μια μετάβαση στη μέση της υψηλής περιόδου αφήνει λίγο περιθώριο για εκπαίδευση και διορθώσεις.
Πρακτικός οδηγός
Τι να ελέγξετε πριν επιλέξετε PMS
Ένα ισχυρό PMS δεν χρειάζεται να περιέχει εσωτερικά κάθε πιθανή λειτουργία ξενοδοχείου. Συχνά είναι πιο χρήσιμο να κάνει πολύ καλά τον βασικό του ρόλο και να συνεργάζεται αξιόπιστα με εξειδικευμένα συστήματα. Οι παρακάτω ερωτήσεις βοηθούν να κριθεί αυτή η ισορροπία στην πράξη, πριν από την απόφαση και όχι μετά.
- Λειτουργική καταλληλότητα: ταιριάζει το σύστημα στο μέγεθος και στον τύπο του καταλύματός σας, ή θα χρειαστεί να προσαρμόσετε τη λειτουργία σας σε αυτό;
- Ροή κρατήσεων: πώς καταχωρίζεται, αλλάζει και ακυρώνεται μια κράτηση, και πώς φτάνουν στο σύστημα οι κρατήσεις από κάθε κανάλι που χρησιμοποιείτε σήμερα;
- Housekeeping: πώς ενημερώνεται η κατάσταση των δωματίων και πώς τη βλέπουν ταυτόχρονα η υποδοχή και το τμήμα ορόφων;
- Αναφορές: απαντούν στις ερωτήσεις που κάνει η διεύθυνση κάθε εβδομάδα, και μπορούν να εξαχθούν όταν χρειάζεται;
- Πρόσβαση χρηστών: μπορείτε να ορίσετε διαφορετικά δικαιώματα για υποδοχή, διεύθυνση, λογιστήριο και εξωτερικούς συνεργάτες;
- Διασυνδέσεις: ποιες υποστηρίζονται πραγματικά σήμερα, τι πληροφορία ανταλλάσσουν και πώς συνεργάζεται το σύστημα με τον πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης που χρειάζεστε;
- Μεταφορά δεδομένων: ποια δεδομένα μπορούν να μεταφερθούν από το σημερινό σας σύστημα, σε ποια μορφή, και ποια αξίζει να μείνουν πίσω;
- Υλοποίηση: ποια είναι τα βήματα της μετάβασης και πόση εκπαίδευση χρειάζεται η ομάδα;
- Υποστήριξη: πώς επικοινωνείτε όταν κάτι δεν πάει καλά σε ώρα αιχμής, και ποιος αναλαμβάνει όταν το ζήτημα αφορά διασύνδεση με τρίτο σύστημα;
Η οπτική της RoomRack
Το RoomRack Cloud PMS έχει σχεδιαστεί ως ο επιχειρησιακός πυρήνας του καταλύματος. Ανάλογα με τις ανάγκες και τη διαμόρφωση κάθε ξενοδοχείου, μπορεί να συνδυαστεί με λύσεις όπως το RoomRack Channel Manager, το Booking Engine και την ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω υποστηριζόμενων παρόχων, καθώς και με επιλεγμένες εξωτερικές διασυνδέσεις.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζεται ένα Cloud PMS εγκατάσταση σε κάθε υπολογιστή;
Όχι. Ένα cloud σύστημα λειτουργεί μέσω browser, οπότε η ομάδα μπορεί να έχει πρόσβαση από διαφορετικές συσκευές και σημεία, με τα κατάλληλα δικαιώματα χρήσης.
Μπορεί ένα PMS να αντικαταστήσει όλα τα υπόλοιπα συστήματα του ξενοδοχείου;
Συνήθως δεν χρειάζεται. Ο ρόλος του PMS είναι να αποτελεί το επιχειρησιακό κέντρο και να συνεργάζεται με εξειδικευμένα συστήματα μέσω υποστηριζόμενων διασυνδέσεων.
Τι πρέπει να προσέξω στη μεταφορά δεδομένων από παλαιότερο σύστημα;
Ποια δεδομένα μπορεί να εξαγάγει το σημερινό σύστημα, σε ποια μορφή και ποια από αυτά χρειάζονται πραγματικά στη νέα λειτουργία. Η μεταφορά αξιολογείται πριν από τη μετάβαση.