Πότε ήταν η τελευταία φορά που κάνατε update στο ξενοδοχειακό πρόγραμμα κρατήσεων σας; Ήταν πριν 4 χρόνια; Πριν 7; Πριν 10; Μήπως δεν μπορείτε καν να θυμηθείτε πότε μπορούσατε να αναφερθείτε σε αυτό ως «καινούργιο»;
Φαίνεται ότι το πρόγραμμα κρατήσεων σας θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει μια καλή ανανέωση.
Το να το παραδέχεστε κάτι βέβαια, δεν είναι μακριά από το να βρίσκετε δικαιολογίες για να το αποφύγετε. Σίγουρα προσπαθείτε να αποφύγετε τον χρόνο και τα χρήματα που αναπόφευκτα πηγαίνουν σε μία οποιαδήποτε σημαντική αναβάθμιση-ειδικά σε ένα κεντρικό μέσο διαχείρισης. Σε εμάς η αποφυγή αυτή δεν έχει νόημα, αλλά οι ξενοδόχοι με αυτόν τον δισταγμό έχουν μια δική τους σειρά από σεβαστούς λόγους. Το να έχετε όμως κολλήσει με ένα σύστημα που το έχετε τόσα χρόνια όσο παίζει το «Κωνσταντίνου και Ελένης», μπορεί να προκαλεί περισσότερα προβλήματα και να σας κοστίζει περισσότερο από ό, τι συνειδητοποιείτε.
Το update του PMS σας, έχει πέσει στο κάτω μέρος στη λίστας με τις προτεραιότητες; Σας προκαλούμε να συνεχίσετε να αγνοείτε αυτά τα 7 σημάδια ότι είναι ώρα να του προσφέρετε μία ανανέωση.
1. Εκδίδετε πολλές επιστροφές χρημάτων
Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από το να πρέπει να επιστρέψετε χρήματα – ή αν δεν έχετε αυτή τη πολιτική, το να σας φεύγουν οι πελάτες στη μέση της διαμονής τους. Το να συμβαίνει μια φορά είναι υποφερτό – δεν αξίζει να χάσετε τον ύπνο σας όμως από αυτό το θέμα.
Η αλήθεια είναι, ότι δεν είναι φυσιολογικό να επιστρέφετε χρήματα. Δεν είναι φυσιολογικό ούτε να σας φεύγουν οι πελάτες νωρίτερα. Ακόμα και αν έχετε κάποιον ιδιότροπο πελάτη, που απαιτεί τον ουρανό με τα άστρα, καταστάσεις όπως αυτές δείχνουν ότι δεν είστε αρκετά οργανωμένοι. Είναι απολύτως κατανοητό. Πιθανότατα δεν έχετε συνειδητοποιήσει πόση βοήθεια υπάρχει εκεί έξω, και βασίζεστε σε μολύβι και χαρτί για να πείτε στο προσωπικό σας ποια δωμάτια είναι να καθαριστούν για τη μέρα.
Βρισκόμαστε στον 21ο αιώνα. Χρησιμοποιήστε τα πολυάριθμα διαθέσιμα εργαλεία που έχουν δημιουργηθεί ακριβώς για αυτό που ένα καλό λογισμικό για ξενοδοχεία πρέπει να κάνει: να σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τα χρονοδιαγράμματα του προσωπικού, τις κρατήσεις και τα ιδιαίτερα events ώστε να μην βρίσκεστε καθημερινά στο σκοτάδι αγωνιώντας για το ποια κρίση θα συναντήσετε.
2. Έχετε υπεράριθμες κρατήσεις / Το προσωπικό κάνει συχνά λάθη στις κρατήσεις
Ένα υψηλής ποιότητας λογισμικό διαχείρισης ξενοδοχείων θα σας επιτρέψει να διατηρήσετε ένα πλεονέκτημα ενάντια στον ανταγωνισμό σας και να αποφύγετε την υπεράριθμη κράτηση. Τα συστήματα χωρίς διαχειριστή καναλιών απαιτούν να ενημερώσετε χειροκίνητα τις χρεώσεις σας σε κάθε κανάλι OTA. Όχι μόνο αυτή η πρακτική είναι αναποτελεσματική, αλλά είναι επίσης μια σημαντική αιτία των overbookings.
Ένα PMS με ενσωματωμένο channel manager θα ενημερώνει την απογραφή του δωματίου σας σε όλα τα κανάλια στα οποία είστε συνδεδεμένοι σε πραγματικό χρόνο. Αυτόματα. Οι υπάλληλοί σας έχουν την ίδια ανάγκη για ένα καλό σύστημα διαχείρισης ακριβώς όπως και εσείς. Χρειάζονται μια σαφή εικόνα του ποιος μένει που. Εάν λαμβάνετε συχνά παράπονα πελατών ότι είναι σε λάθος δωμάτιο, και βρίσκετε συχνά τον εαυτό σας στη θέση του «υπερήρωα» ενάντια του χάους, ρίξτε μια ματιά στο λογισμικό διαχείρισης ξενοδοχείων που χρησιμοποιείτε. Ίσως ο «κακός» να βρίσκεται εκεί.
3. Το προσωπικό σας δεν επικοινωνεί μεταξύ του
Όχι, το προσωπικό σας δεν χρειάζεται να μιλάει σε εσάς… χρειάζεται να έχουν άμεση επικοινωνία μεταξύ τους. Πως αλλιώς περιμένετε να ανεβάσετε επίπεδο στο ξενοδοχείο σας όταν ο ρεσεψιονιστ βάζει έναν νέο πελάτη σε ένα δωμάτιο που η καμαριέρα ξέρει ότι δεν είναι καθαρό;
Μπορούν μέσω του PMS τους να επικοινωνούν όπως αρμόζει στο προσωπικό ενός αξιότιμου ξενοδοχείου. Εάν κάτι χρειάζεται επιδιόρθωση, ο υπεύθυνος θα μπορεί να ενημερώσει το υπόλοιπο προσωπικό απευθείας, έτσι ώστε να επιδιορθωθεί.
4. Το PMS σας δεν συνεργάζεται εύκολα με τα OTAs
Η εύκολη σύνδεση με υπηρεσίες τρίτων, όπως αυτόματη ενημέρωση του PMS σας για κρατήσεις μέσω των OTAs ή σύνδεση με εφαρμογές για guest-check-in από κινητά, μπορεί να μεγιστοποιήσει την ποιότητα της επιχείρησής σας στον κλάδο της φιλοξενίας. Τα εργαλεία τρίτων μπορούν επίσης να βελτιώσουν την εμπειρία του επισκέπτη και σας επιτρέπουν να προσαρμόσετε το PMS στις μοναδικές ανάγκες της ιδιοκτησίας σας. Τα μη cloud – based παλαιότερα συστήματα διαχείρισης ξενοδοχείων δεν συνδέονται με εξωτερικά εργαλεία και αν περιμένετε να είναι διαθέσιμη μια νεότερη έκδοση του τρέχοντος PMS σας, μπορεί να περιμένετε και για χρόνια.
Το σύγχρονο cloud λογισμικό διαχείρισης ξενοδοχείων συνδέεται με όλα τα χρήσιμα εξωτερικά εργαλεία και υπηρεσίες. Για παράδειγμα, μπορείτε πανεύκολα να προσθέσετε στο PMS τις νέες χρεώσεις του πελάτη που αποφάσισε να περάσει τη μέρα στο spa. Οι χρεώσεις θα πάνε απευθείας στο λογαριασμό του δωματίου του και η συναλλαγή θα γίνει πιο βολική τόσο για εσάς όσο και για τον πελάτη.
5. Δεν είναι βασισμένο σε cloud
Το πρόβλημα με τα περισσότερα παλαιότερα συστήματα διαχείρισης ξενοδοχείων είναι ότι τρέχουν με υλικό εγκατεστημένο σε συγκεκριμένο υπολογιστή. Αυτά τα συστήματα μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση μόνο όταν ο χρήστης συνδεθεί από το σύστημα της συγκεκριμένης συσκευής. Απαιτούν επίσης δαπανηρή, εξειδικευμένη συντήρηση. Ποιος έχει χρόνο για κάτι τέτοιο;
Τα συστήματα που βασίζονται σε cloud πετάνε κυριολεκτικά.. στα σύννεφα. Αποθηκεύουν δεδομένα εξ αποστάσεως και οι χρήστες με πρόσβαση να μπορούν να συνδεθούν στο σύστημά τους σε πραγματικό χρόνο από οπουδήποτε. Πρόκειται για συστήματα κατασκευασμένα για υψηλή απόδοση. Επιπλέον, η τιμολόγηση βασίζεται συνήθως στη συνδρομή και περιλαμβάνει:
- το κόστος υποστήριξης πελατών
- συχνές αναβαθμίσεις του συστήματος
- παρακολούθηση ασφαλείας και φιλοξενία δεδομένων
6. Πρέπει να βρίσκεστε στη ρεσεψιόν σας για να διευθύνετε το ξενοδοχείο σας αποτελεσματικά
Ξεχάστε την ψηφιακή εποχή, ήρθε η κινητή εποχή. Κανείς δεν περνάει όλη του τη μέρα δίπλα στο προσωπικό του πια. Μια καλή πλατφόρμα διαχείρισης ξενοδοχείων σας επιτρέπει να διαχειριστείτε την επιχείρησή σας από οπουδήποτε.
Αλλά πώς ξέρετε ποια πλατφόρμα είναι η καλύτερη για εσάς; Χαίρομαι που ρωτάτε. Το κλειδί για ένα άριστο PMS είναι να σας επιτρέπει να παρακολουθείτε γρήγορα και αποτελεσματικά την επιχείρησή σας όπου και αν βρίσκεστε.
Αν πρέπει ξαφνικά να πάτε στο σούπερ μάρκετ, θα πρέπει να είστε σε θέση να τραβήξετε το τηλέφωνό σας και να μάθετε αμέσως αν το group που περιμένατε στις 1 μ.μ. έχει κάνει check in. Θα πρέπει επίσης να είστε σε θέση να επικοινωνείτε άμεσα με τους υπαλλήλους σας για τυχόν αλλαγές της τελευταίας στιγμής.
7. Η παρακολούθηση των επιχειρηματικών δεδομένων σας κάνει τη ζωή δύσκολη
Όσο κόσμο και να έχετε, όσο full season και αν είναι, πρέπει να σας είναι εύκολο να βλέπετε τι συμφέρει την επιχείρηση σας. Ένα αποτελεσματικό PMS σας διευκολύνει να έχετε ολοκληρωμένες και οπτικές αναφορές για να δείτε αν οι προσπάθειες μάρκετινγκ σας, αξίζουν.
- Πόσες κρατήσεις σας πρόσφεραν τα ΟΤΑ αυτόν τον μήνα;
- Πόσες κρατήσεις σας ήρθαν από το Ratestrip;
- Αυτό τον μήνα, έγινε ένα συγκλονιστικό event στη πόλη σας – τι πληρότητα είχαν οι ανταγωνιστές σας και τι εσείς;
Όλα αυτά τα δεδομένα θα πρέπει να είναι εύκολα αντιληπτά. Ένα αναβαθμισμένο PMS σάς επιτρέπει να δημιουργείτε οπτικές αναφορές που μπορείτε να προσαρμόσετε φιλτράροντας δεδομένα όπως τύπος δωματίου, κανάλι μάρκετινγκ, έτος, προσφορές και πολλά, πολλά άλλα.
Τελικές σκέψεις
Μην αφήνετε ένα ξεπερασμένο PMS να σας κρατήσει πίσω από νέες ευκαιρίες. Διευκολύνετε τη ζωή σας με ένα αποτελεσματικό σύστημα διαχείρισης ξενοδοχείων που αυτοματοποιεί τις λειτουργίες του ξενοδοχείου και μεγιστοποιεί τα έσοδα. Τόσο απλά.